退職を考えていて「円満退職するための方法やポイントを知りたい。退職理由の伝え方について教えてほしい」など、疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。
円満退職をするためには、退職を切り出すタイミングや相手、伝え方などを把握しておく必要があります。また、上司に引き留められた場合の対処法を準備しておかないと、退職をスムーズに進められない可能性があるので注意が必要です。
ここでは、円満退職するために知っておきたい退職の方法やポイント、報告・伝え方、準備しておくべきことなどを解説します。退職を考えている方は、ぜひご覧ください。
退職の切り出し方のコツ
退職を切り出すときは、タイミングが重要です。タイミングが遅いと会社や取引先に迷惑をかける可能性があり、印象が悪くなります。
また、退職の意思を伝える相手や内容について事前に把握しておく必要があります。そうすれば、スムーズに退職の相談ができるようになるでしょう。
ここでは、退職を切り出すタイミングや伝える相手、内容などについて紹介します。
退職を切り出すベストタイミングは？
会社に退職意思を伝え、スムーズに退職するためのタイミングは、遅くても「退職希望日の1ヵ月前まで」が目安です。退職が決まると、次のような退職準備に時間がかかるからです。
- 上司や後任者への業務の引き継ぎ
- 取引先・顧客への挨拶
- 退職手続き
- 有給休暇の取得
また、多くの会社では就業規則において「退職する場合には1ヵ月以上前までに伝えること」をルールにしています。会社や取引先、顧客などにできるだけ迷惑をかけないためにも、1ヵ月前までには退職の意思を伝えましょう。2〜3ヵ月前であっても問題ありません。
法律的には2週間前に伝えれば問題ありませんが、退職準備に十分な時間を取れない可能性があり、多くの人に迷惑をかける可能性があります。
退職の意思を伝えるタイミングの目安は1ヶ月前までとなりますが、会社の就業規則に定められている場合もありますので、事前に確認してください。
退職は直属の上司に口頭で申し出る
退職の意思があることを直属の上司に直接報告しましょう。事前にメールでアポを取るなどして、上司と2人きりの時間を確保してください。
「今後のことで相談したいことがありますので、少しお時間を頂けないでしょうか。」
など、メールでアポを取る場合は退職には触れないのが無難です。
退職の意思は伏せて日時調整だけを行いましょう。上司と話すときは、会議室など話し声がもれない場所を選ぶようにしてください。
なお、直属の上司を飛ばして、さらに上の役職者や人事部に退職の意思を伝えるのはやめましょう。管理能力が問われ上司の評価が落ちる場合があります。
また、上司が「なぜ私に最初に言ってこない？」と不満に思い、快く送り出してくれない可能性があります。退職を申し出る相手は、直属の上司となりますので報告相手を間違えないようにしましょう。
必ず伝えるべき内容
直属の上司に退職の意思を報告するときは、以下の内容を伝えるようにしましょう。
- 退職の意思
- 退職希望日
- 退職理由
- 自分が担当する業務の状況
退職の意思と退職希望日は必ず伝えなくてはいけません。はっきりと退職の意思を伝えないと、上司は「退職を迷っていて相談に乗ってほしいのでは？」と勘違いする可能性があります。
退職希望日も具体的に伝えることが大切です。希望日に退職できないと、転職先などに迷惑を掛けることになります。
退職理由を伝えるときは、会社や上司、同僚などへの不満は避けるようにしてください。不満を退職理由にすると、上司や会社に悪い印象を与え、快く送り出してもらえなくなります。
直属の上司に退職の旨を伝えるときは緊張しますが、退職の意思と退職希望日は必ず伝えるようにしましょう。
退職の伝え方のポイント
退職の件を伝える前に、伝え方のポイントを把握しておくことが大切です。
お詫びと感謝を伝える、引き留めにくい退職理由を伝えるなど、伝え方のポイントを知っていることで、会社や上司に悪い印象を与えづらくなり、円満退職をしやすくなります。
ここでは、退職の伝え方のポイントについて見ていきましょう。
お詫びと感謝を伝える
上司に退職したい旨を伝えるときは、お詫びと感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。ただ退職の意思を伝えるだけだと、伝え方が直球すぎて上司に悪い印象を与える可能性があります。
退職の件を話す前に、「お忙しい中、お時間を頂きありがとうございます。」など、ちょっとしたお詫びや感謝を伝えるだけで印象は変わるものです。
時間を頂いたことや今まで指導・サポートしてくれたことへの感謝、退職することへのお詫びを伝えることは、社会人としてのマナーでもあります。
- ◯◯さんには親身にご指導頂いたこと心から感謝しております。
- これまで大変お世話になりました。実は退職をしたいと考えております。
- 急なことで大変申し訳ありませんが、精一杯、引き継ぎをさせて頂きます。
など、退職の件を伝えるときは、お詫びや感謝の気持ちもしっかりと伝えるようにしてください。
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強い退職の意思を伝える
退職の伝え方で大切なポイントは「退職の意思が強い」と上司に思わせることです。
上司に退職の意思が強いと思わせることができれば、引き留められる可能性が低くなるからです。多少の引き留めはありますが、上司も「引き留めは難しい」と思うことでしょう。
逆に、退職の意思が弱いと「退職を迷っている」と判断され、上司も時間をかけて引き留めの交渉をしてきます。退職がスムーズに進まず、退職希望日が後ろにずれ込む可能性もあるので注意が必要です。
上司に退職の件を話す場合は、強い意思を伝えることが大切になりますので、退職理由や伝え方などを準備しておきましょう。
引き留めにくい退職理由を伝える
上司には引き留めにくい退職理由を伝えることが大切です。
引き留めにくい退職理由であれば、「引き留めるのは難しい。辞めるのは仕方がない。」など上司は納得し、慰留が難しいと判断するからです。
退職理由が弱ければ、上司は「退職の意思は固まっていない。説得すれば考え直してくれるかもしれない。」と考え、時間をかけて説得してくるでしょう。
「引き留めが難しい」と受け止めてもらいやすい退職理由を伝えることが大切です。引き留めにくい退職理由を伝えるときのポイントは、次のとおりです。
- 退職理由が会社への不満ではない
- 現在の会社では実現できない
- 退職理由が具体的であいまいではない
現在の会社への不満を理由にすると、改善などを理由に引き留められてしまいます。現在の会社では実現できないことを理由にして、具体的に述べることが大切です。
業務上問題ない退職希望日を伝える
業務上問題ない退職希望日を伝えることも、退職の伝え方の大切なポイントです。
「2週間後の◯日に退職させて頂きたい」など、会社のことを考えず自分勝手な退職希望日を伝えると、印象が悪くなり快く送り出してもらえない可能性があります。
退職をする場合、業務の引き継ぎや取引先への挨拶などが必要です。会社は新しい人材を募集しなくてはなりません。退職希望日が近くタイトなスケジュールだと、引き継ぎ業務などがおろそかになります。また、会社や取引先にも迷惑をかけることになるでしょう。
退職希望日は余裕をもたせて、受け入れてもらいやすい日にすることが大切です。上司には、「退職日は◯月末を考えているのですが、相談させてください」と、相談のスタンスで伝えるようにしましょう。
退職希望日は繁忙期やタイトなスケジュールを避けるなど、業務上問題ない日にしてください。
ネガティブな理由は話さない
退職の伝え方で大切なのが、ネガティブな理由は話さないことです。本音は以下のようなネガティブな退職理由であったとしても、伝えないようにしましょう。
- 給与が少なくボーナスがない
- 仕事で成果を出しても評価されない
- 上司のことが嫌いで一緒に仕事をしたくない
- 福利厚生が充実していない
- 会社に将来性を感じない
上記のようなネガティブな理由を上司に伝えても、「これから改善されていく」など引き留められる可能性が高くなります。
また、理由によっては上司との関係がギスギスとしたものになります。会社への不満などネガティブな理由を伝えても、ほぼデメリットしかありません。
円満退職を目指すのであれば、本音と建前を分けて考えることが大切です。
退職理由別の退職理由の伝え方例
退職理由によっては、本音ではなく別の理由を伝えたほうがよい場合があります。ポイントは「不満を退職理由にしない」ということです。不満を退職理由にすると「改善する」など引き留められる可能性が高くなります。
ここからは、退職理由別の伝え方について見ていきましょう。
職場環境・人間関係に不満がある場合
「体育会系ノリが苦手だし上司が嫌いだから辞める」など、職場環境や人間関係に不満があって退職する方もいるでしょう。
しかし、職場環境や人間関係への不満を退職理由にしてしまうと「改善するから大丈夫」と上司に説得されてしまい、退職を引き留められる可能性が高くなります。
職場環境や人間関係が本当の退職理由だとしても、上司には以下のように別の理由を伝えたほうが無難です。
- 親が介護が必要な状態であるため実家に戻ることにしました。
- 家業を継ぐ予定であり、退職して両親を手伝いたいと考えています。
- 関心のある別分野に挑戦したいと思い退職することにしました。
このように、本音と建前を使い分けることで円満退社をしやすくなります。
仕事内容に不満がある場合
「今の仕事は楽しくない。やりがいを感じないし、扱う商品も好きになれない」など仕事内容に不満があり退職を決意した方もいるでのはないでしょうか。
しかし、職場環境・人間関係に不満があるのと同様、仕事内容に不満があることを退職理由にしてしまうと、配置転換などを提案されて引き留められてしまいます。
退職理由は不満を伝えるのではなく、以下のように、自分が求めるもの・やりたいことを理由にすることが大切です。
- 法人向けの商品・サービスを販売する業務に携わりたいと思い転職することにしました。
- 学んだ知識や経験を活かして会社を立ち上げたいと考えています。
このように、仕事内容に不満がある場合でも前向きな思いを退職理由にするようにしましょう。
雇用条件に不満がある場合
「残業が多い上に給料が少ない」など雇用条件に不満がある場合も、退職理由として直接伝えるべきではありません。「少しずつ改善していくから」など、上司が引き留めてくる可能性が高くなるからです。
雇用条件に不満がある場合は、以下のように別の退職理由を述べて「引き留めが難しい」と思わせましょう。
- 関心のあるデザイン分野に転職するため退職することにしました。
- 以前から興味・関心のある分野でスキルアップ・資格取得を目指すために退職を決意しました。
- これまで治療を続けてきましたが、療養に専念したいため退職することにしました。
雇用条件の不満を理由として伝えるより、円満に退社することが可能です。
やりたいことへ挑戦したい場合
「◯◯をしたいので退職したい」と、前向きな理由で退職を決意することもあります。この場合は、やりたいことへ挑戦したい気持ちをストレートに伝えましょう。
- かねてから関心のあったスポーツトレーナーを目指すために退職して専門学校に通います。
- 自分の夢のために海外留学しますので退職を決意いたしました。
自分の正直な思いを伝えることが大切なため、遠回しな伝え方をする必要はありません。やりたいことに対してどのようなビジョンを持っているか質問される可能性はありますので、回答できる準備はしておきましょう。
家庭の事情が理由の場合
家庭の事情で退職を決意した場合は、遠回しの伝え方をする必要はありません。退職に至る理由を以下のようにストレートに伝えましょう。
- 親が高齢で介護が必要となり、自分以外に誰もサポートできる人がいないため、退職して実家に戻ることにしました。
- 夫の転勤に付いていくことを決めましたので退職させていただきます。
- 家族が病気になり近くで看病をしたいため会社を辞める決意をいたしました。
家庭の事情が理由で退職する場合は「辞めるのは仕方がない」と受け止められやすいため、強く引き留められる可能性は低いです。
退職を切り出す際に準備しておくべきこと
上司に退職の件を伝える前に、上司のスケジュールや退職までのフローを確認しておく必要があります。また、引き留められた場合の対処法を考えておくことも大切です。
会社や上司がまったく取り合ってくれない場合は、別の方法で退職を進めることも視野に入れなければなりません。
ここでは、退職を切り出す際に準備しておくべきことについて紹介します。
上司のスケジュール確認
退職のことを伝える前に、上司のスケジュールを確認しておきましょう。上司のスケジュールを確認しておく必要があるのは、次の2つの理由からです。
- アポが取りづらくなる
- 退職の話が途中で終わってしまう
上司のスケジュールがわからないと、スムーズにアポを取ることができません。
上司が出張で会社にいない日に「◯日にお時間を頂けないでしょうか」などのメールを送ってしまうなど、余計なやり取りが生まれてしまいます。
日程調整がうまくいかないと、上司から「何の相談？メールで概要を教えて」など、相談内容について質問がくる可能性があります。
事前に上司のスケジュールを把握していれば、空いている日や時間帯を狙って「◯日の午後からお時間頂けないでしょうか」などピンポイントでアポを取ることが可能です。
また、当日の上司のスケジュールがわかっていないと、「これから会議なので、また来週時間を取るよ」など相談が途中で終わる場合があります。
このように、アポが取りづらくなったり、退職の話が途中で終わることがあるため上司のスケジュールは事前に確認しておきましょう。
退職までのフローを確認
あらかじめ退職までのフローを確認しておきましょう。フローがわかっていれば、計画的に退職を進めることができます。
退職までの一般的なフローは、次のとおりです。
- 退職の意思を伝える
- 退職願を提出する
- 業務の引き継ぎをする
- 取引先、顧客へ挨拶まわり
- 有給の消化
- 退職日
上記のフローを把握していれば、「業務の引き継ぎがあるので早めに引き継ぎ書をまとめておこう」など、事前準備がしやすくなります。
また、退職日には社員証や業務資料、携帯、パソコン、制服など、会社から支給されているものを返却しなくてはなりません。
就業規則も確認しておきましょう。会社によっては「退職する場合は2ヶ月前までに退職の意思を伝えること」など定められている場合もあるからです。
上司に退職の話をする前に、退職のフローを確認するようにしてください。
引き留められた場合の対処
上司に退職の件を伝えたら、高い確率で引き留められると考えておきましょう。そして、引き留められた場合の対処法について、準備しておくことが大切です。
- 今の職場に大切な人材だから退職は考え直してほしい
- 繁忙期なのでもうしばらく待ってほしい
- 待遇が改善される話もあるので考え直してほしい
- 人が足りてないから続けてほしい
など、様々な理由で引き留められる可能性があります。「時期を理由に引き留められたら、◯◯と言おう」など、ケーススタディに応じた回答を準備しておきましょう。
引き留められないような退職意思の強さと退職理由を準備するだけでなく、引き留められた場合の対応についても事前に考えておくことが大切です。
上司が取り合ってくれない場合
退職の旨を伝えても、「退職は認めないから諦めてほしい」など上司が取り合ってくれない可能性もあります。
上司が取り合ってくれない場合は、退職代行サービスの利用も視野に入れるとよいでしょう。退職代行サービスとは、労働者の代わりに退職手続きなどを行うサービスのことです。
退職代行サービスを利用すれば、自分で会社や上司に退職の交渉をする必要がなくなります。退職交渉が理由でストレスを感じることもありません。諸々の手続きをすべて代行してもらえるため、会社に出社する必要もなくなります。
会社や上司がまったく相手にしてくれないときは、退職代行サービスも検討してみましょう。
退職願・退職届は準備しなくてもいい
退職願・退職届は事前に準備する必要はありません。
上司に退職の話をして承諾を得た後に提出するのが退職願で、退職日が決まった後に提出するのが退職届です。退職願から退職届に移行する流れになります。
しかし、会社によっては、口頭で処理したりするため退職願・退職届が必要ない場合もあります。
また、退職願・退職届のフォーマットが会社によって違います。そのため、事前に退職願・退職届を用意しても、必要なかったりフォーマットが違うことがあるので注意が必要です。
上司から退職の承諾を得たら「退職願と退職届はどうしたらいいでしょうか？指定のフォーマットなどありますでしょうか？」と質問して聞くようにしましょう。
退職願・退職届は事前に準備せず、必要であるとわかったときに作るようにしてください。
こんな時どうする？退職トラブルケーススタディ
転職先を聞かれた場合や退職時期を引きのばされる場合など、様々なことを想定して対応を準備しておくことは大切です。
ここでは、退職トラブルケーススタディについて見ていきましょう。
次の職場(転職先)を聞かれた場合
次の職場(転職先)を聞かれた場合は、具体的な会社名を答える必要はありません。
会社名を答えてしまうと「◯◯会社は売上が伸び悩んでいて大変だぞ」など、会社のデメリットを言いながら退職を引き留められる可能性があります。転職先が競合他社であれば、なおさらです。
「申し訳ありませんが会社名は控えさせてください」と伝えるのが無難です。もしくは、「〇〇事業を行っている会社になります」など、業界や事業だけ伝えましょう。
退職時期を引きのばされる場合
繁忙期などに配慮して退職時期を提示したにも関わらず、「新しい社員が入ってくるまで待ってほしい」など退職時期を引きのばされる場合は、真に受けないようにしましょう。要望を聞いていたら退職時期がどんどん遅くなります。
「退職日まで1ヶ月半の引き継ぎ期間を設けており準備も進めています。大変申し訳ありませんが◯月末には退職をさせてください。」など、退職日まで十分な期間を設けてしっかりと残りの業務を行い、退職日をずらすつもりがないことを伝えましょう。
待遇を改善するから残って欲しいといわれた場合
待遇改善を理由に引き留められた場合は、「ありがとうございます。しかし、新しい環境で挑戦したいという気持ちに変わりはありません。」など、退職の意思が強いことを伝えるようにしましょう。
引き留められる可能性が高いため、待遇などの不満を退職理由にしないことが大切です。
辞めるなんて無責任だといわれた場合
「会社を辞めるなんて無責任。認められない。」など引き留められた場合は、
「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。会社を辞める意思に変わりはございません。これまでの経験を活かして、次の環境で頑張りたいと考えています。」など、退職の意思に変わりないことを伝えましょう。
無責任といわれた場合は、毅然とした態度で臨むことが大切です。
給料や退職金を払わないといわれた場合
「退職するなら給料や退職金を払わない」などいわれても、気にする必要はありません。
給料を支払わないことは違法であり、退職後の請求が可能です。退職日までにシフト、日報、雇用条件通知書、給与明細書など、請求の際に証拠となる書類を集めておきましょう。
また、退職代行サービスなど専門家に相談することがおすすめです。
退職確定後は引き継ぎを行う
上司に退職の承諾を得て退職日が決まった後もやることは多いです。同僚や部下などに退職の報告をする必要があります。また、後任者への業務の引き継ぎや取引先に挨拶をしなくてはいけません。
これらをないがしろにすると、会社や後任者などに迷惑をかける可能性があります。現在の会社で最後の業務となりますので、丁寧に行いましょう。
ここでは、退職確定後に行う必要がある、同僚への報告や後任者への引き継ぎ、取引先への挨拶について紹介します。
同僚への退職の報告
退職することが確定したら、同僚へ退職の報告をしましょう。「申し訳ない気持ちがあるので同僚に退職することを言うのは抵抗がある」などの理由で、一緒に仕事を頑張ってきた同僚に退職の件を伝えないのは社会人マナーとしてよくありません。
同僚が人づてに退職の話を聞いたら、「なぜ直接言ってくれないんだ」と疑問に感じるでしょう。大切な件になるので、しっかりと直接伝えることが大切です。関係性に問題がなければ、快く送り出してくれるでしょう。
上司に退職の話をする前に同僚に言ってしまうと、噂が広がり、先に上司の耳に入る恐れがあります。仲の良い同僚であっても、上司の承諾を得た後で伝えたほうが安心です。
また、一緒に仕事を進めているチームや後輩、部下に伝えるタイミングも退職が確定してからにしましょう。全体の前で発表する場をつくってくれる上司や会社もあります。
上司の承諾を得て退職日が決まったら、同僚や後輩、部下などにも退職する旨を報告するようにしてください。
業務の引き継ぎ
退職が決まったら業務の引き継ぎが必要になります。上司と引き継ぐ業務内容について話し合い、後任者やスケジュールについて共有した上で引き継ぎを行いましょう。
引き継ぎをするときは、資料を作成するのが一般的です。引き継ぎ資料のフォーマットが用意されている会社もあるので確認しましょう。引き継ぎ資料を作成するときは、次の内容を正確にまとめるようにしてください。
- 取引先名
- 担当者名
- 契約、やり取りの記録
- 業務上の注意点
- クレーム・トラブル内容
会社や後任者に迷惑をかけないためにも、これらの内容を細かく記載するようにしましょう。引き継ぎが不十分だと、取引先や顧客、後任者や会社など、多くの人に迷惑をかけてしまいます。退職日までの間に、しっかりと引き継ぎを行うようにしてください。
取引先などへの挨拶
退職が決まったら、取引先などへの挨拶が必要です。
お世話になった取引先に対して、退職の挨拶をするのは社会人としてのマナーです。会社や上司に相談をした上で、訪問やメール、挨拶状、電話など、どのような方法で退職の旨を伝えるのか決めましょう。
退職について何の挨拶もしていないと、取引先に悪い印象を与える可能性があります。突然、新しい担当者に代わるため、トラブルの原因になることも考えられます。
挨拶をするときは、お世話になったことへの感謝を伝えましょう。また、後任者の紹介や引き継ぎ内容、退職日についても伝えます。
会社や後任者のため、自分の仕事に区切りをつけるためにも、取引先への挨拶はしっかりと行うようにしてください。
1人での退職交渉が不安なら退職代行サービス
1人で退職交渉を不安に感じたり、辞めさせてもらえないと感じたら、退職代行サービスを利用すると良いでしょう。
退職代行ガーディアン
退職代行ガーディアンは、労働組合が退職手続きの支援・代行をしてくれるサービスです。メディアにも多数取り上げられており、退職難易度の高いようなケースでも退職成功の実績があり、なかなか辞めさせてもらえない場合でも組合が交渉をしてくれ、利用者を守ってくれます。
料金は一律29,800円(税込)で、雇用形態・地域・年齢で変化はありません。
まずは無料で気軽にLINEで相談することができるため、退職交渉に悩んでいる場合には、一度相談してみることをおすすめします。
まとめ
ここでは、円満退職するために知っておきたい退職の方法やポイント、報告・伝え方、準備しておくべきことなどについて解説しました。
退職を希望する場合は、退職希望日の1ヶ月半前までには直属の上司に伝えましょう。強い意思と引き留められにくい退職理由を伝えることが大切です。また、引き留められた場合の対処法についても用意しておきましょう。
退職が確定した後は、同僚などへの報告、後任者への業務引き継ぎ、取引先への挨拶を行います。
現在、退職を検討している方は、この記事で紹介した内容を参考にしてみてください。早速、退職に関する準備を始め、上司に報告しましょう。
